LINEを業務連絡に使うときに整理しておきたいこと

LINEは「今知らせる」ことに強い一方、「後で探す」「一覧で確認する」ことは得意ではありません。Maka houが予定管理を考える場面でも、LINEをやめるのではなく、連絡と記録の役割を分けることが重要でした。

流れて困る情報を先に決める

雑談、今日の到着連絡、緊急の呼びかけはLINEで十分です。反対に、予約日時、担当者、納期、顧客からの正式な依頼など、後日確認する情報は別の正本へ残します。スクロールして探す必要がある情報は、すでにチャット向きではありません。

「了解」で終わらせない依頼の形

業務依頼には、対象・期限・担当・完了条件を含めます。そして受信者の返信ではなく、タスク表や予定表への登録を完了の合図にします。グループ内で誰かがやるだろうという状態をなくすためです。

変更連絡が一番危ない

最初の予定はカレンダーに入っていても、変更だけLINEで届き、元の時刻が残ることがあります。変更を受けた人が正本を更新し、チャットには「更新済み」と返すルールにします。取消も削除だけでなく、必要なら取消履歴を残します。

「LINEなら誰かが見ている」は思い込みかもしれない

グループLINEに投げておけば誰かが見て動いてくれる、という前提は危険です。既読をつけずに未読のまま放置する人もいれば、通知を切っている人もいます。重要な連絡ほど、読んだかどうかを確認する手段か、読まなくても正本の一覧で気づける仕組みをセットで用意します。

グループやbotを増やすほどコストもかさむ

連絡先ごと、拠点ごとにLINEグループを分け、それぞれに通知用のbotを用意すると、管理する数だけ運用の手間と費用が積み重なります。グループとbotは目的ごとに増やす前に、本当に分ける必要があるか、共通の窓口にまとめられないかを確認する価値があります。

LINEを残した方が定着しやすいこともある

新しいシステムに通知機能まで詰め込むと、誰も見ない画面が増える場合があります。慣れたLINEで気づき、リンクから正本を開く構成なら、連絡の速さと記録の正確さを両立できます。

Maka houの「わたしのかわり」もこの考え方で作っていて、予定の登録自体はLINEからでき、必要なときに通知が届く一方、正本となる予定データは別で管理する構成にしています。連絡手段を無理に変えず、記録の仕組みだけを足すという分担です。

予定変更の扱いは「予定管理で起こりやすいミス」、情報を一か所へ寄せる手順は「導入前に整理したい5つのこと」で詳しく解説しています。